Sesuai dengan peraturan PTK-005/2018 SKK Migas, Kontraktor perlu membuktikan penerapan SMK3 di dalam perusahaan untuk menyakinkan KKKS Virginia Indonesia Company Llc bahwa Kontraktor mampu melakasanakan pekerjaan servise dengan aman sesuai bukti penerapan K3LL yang sudah dilaksanakan.

Pra Kualifikasi atau PQ adalah tahapan dalam CSMS untuk menyaring dan memilih kontraktor berdasarkan kemampuan kontraktor, kompetensi pekerja kontraktor, kekuatan finansial dan kinerja K3LL, dengan mempertimbangkan tingkat risiko baik secara teknis, komersial, dan persyaratan khusus K3LL dari pekerjaan.

Tujuan dari Penilaian Kualifikasi ini adalah:

Untuk meninjau Kinerja K3L Kontraktor selama lima tahun terakhir.
Untuk memastikan Kontraktor memiliki Sistem Manajemen K3L yang memadai untuk melaksanakan kontrak.
Untuk meninjau apakah Kontraktor pernah punya histori bekerja di Perusahaan

Semua data Pra Kualifikasi atau Penilaian Kualifikasi tercatat di CIVD (Centralized Integrated Vendor Database) adalah daftar vendor di database SKK Migas yang lulus proses Penilaian Kualifikasi.

Jika vendor tidak tercantum dalam CIVD dan Kategorisasi Tingkat Risiko adalah Sedang atau TInggi kemudian Kontraktor harus dievaluasi menggunakan seperangkat kuesioner Penilaian Kualifikasi sesuai standard SKK Migas dan dilakukan penilaian sesuai dengan bukti-bukti yang disampaikan.

Kuesioner Penilaian Kualifikasi CSMS K3LL di KKKS Virginia Indonesia Company Llc tersebut memiliki 8 elemen, kuesioner tersebut yaitu:

Elemen 1. Kepemimpinan dan Komitmen
Elemen 2. Kebijakan dan Sasaran Strategis K3LL
Elemen 3. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi
Elemen 4. Manajemen Risiko
Elemen 5. Perencanaan dan Prosedur
Elemen 6. Implementasi dan Pemantauan Kinerja K3LL
Elemen 7. Audit dan Tinjauan Manajemen K3LL
Elemen 8. Manajemen K3L serta Pencapaian Lainnya

Kelulusan Penilaian Kualifikasi berdasarkan total nilai kualifikasi dibandingkan dengan batas kelulusan sesuai kategori Risiko Pekerjaan tersebut. Untuk pekerjaan dengan kategori Risiko Tinggi, Mitra Kerja dinyatakan lulus apabila memenuhi nilai minimal kelulusan sebesar 60%, untuk pekerjaan dengan kategori Risiko Sedang, Mitra Kerja dinyatakan lulus apabila memenuhi nilai minimal kelulusan sebesar 54,3%, sedangkan untuk pekerjaan dengan Resiko Rendah tidak perlu dilakukan Penilaian Kualifikasi.

Kelulusan Penilaian Kualifikasi berdasarkan nilai kualifikasi pada 4 (empat) elemen mandatori/wajib yaitu:

1.1. Komitmen K3LL melalui kepemimpinan

2.1. Kebijakan dan Dokumen K3LL

4.1. Penanganan Bahaya dan Pengaruh

5.1. Buku panduan K3LL dan Operasi

Elemen tersebut harus mencapai nilai minimum 60% untuk Resiko Tinggi dan 54.3% untuk Resiko Sedang. Jika salah satu elemen tidak mencapai nilai minimum maka Kontraktor tersebut TIDAK lulus.

Hubungi Konsultan Safety untuk support Pra-Kualifikasi di KKKS Virginia Indonesia Company Llc – 08111346468

Elemen 3. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi – Prakualifikasi CSMS di KKKS Virginia Indonesia Company Llc

Stuktur Organisasi dan Tanggungjawab

Penanganan masalah HSE yang berhasil adalah tanggung jawab lini, yang membutuhkan: partisipasi aktif dari semua tingkat kepengurusan dan pengawasan; ini harus tercermin dalam struktur organisasi dan alokasi sumber daya.

Perusahaan harus mendefinisikan, mendokumentasikan, dan berkomunikasi—dengan bantuan diagram organisasi yang sesuai—peran, tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas, dan keterkaitan yang diperlukan untuk mengimplementasikan HSEMS, termasuk namun tidak terbatas pada:

penyediaan sumber daya dan personel untuk pengembangan SMK3 dan penerapan;

inisiasi tindakan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan K3LL;

perolehan, interpretasi, dan penyediaan informasi tentang hal-hal K3LL ;

identifikasi dan pencatatan tindakan korektif dan peluang untuk meningkatkan kinerja K3LL;

rekomendasi, inisiasi atau penyediaan mekanisme untuk perbaikan, dan verifikasi pelaksanaannya;

pengendalian kegiatan sementara tindakan korektif sedang dilaksanakan;

pengendalian situasi darurat.

Perusahaan harus menekankan kepada semua karyawan mereka secara individu dan kolektif tanggung jawab atas kinerja HSE. Ini juga harus memastikan bahwa personel kompeten dan memiliki otoritas yang diperlukan dan sumber daya untuk melaksanakan tugasnya secara efektif.

Struktur organisasi dan alokasi tanggung jawab harus mencerminkan tanggung jawab manajer lini di semua tingkatan untuk mengembangkan, menerapkan dan memelihara HSEMS di area khusus mereka. Struktur harus menggambarkan hubungan antara:

divisi operasi yang berbeda.

Divisi operasi dan layanan pendukung (apakah layanan tersebut disediakan di fasilitas yang sama atau dari organisasi perusahaan yang lebih besar).

Organisasi di darat dan lepas pantai.

Karyawan dan kontraktor.

Mitra dalam kegiatan bersama.

Perwakilan Manajemen

Seorang perwakilan atau perwakilan manajemen harus diberi tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas untuk mengoordinasikan implementasi dan pemeliharaan HSEMS. Perwakilan harus bertanggung jawab kepada manajemen senior, tetapi penunjukan tidak boleh mengurangi tanggung jawab manajer lini individu untuk menerapkan HSEMS di area mereka.

Sumber daya

Manajemen senior harus mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk memastikan pengoperasian HSEMS yang efektif, dengan mempertimbangkan saran dari perwakilan manajemen, manajemen lini, dan spesialis HSE. .

Alokasi sumber daya harus ditinjau secara berkala sebagai bagian dari Tinjauan SMK3, manajemen perubahan dan manajemen risiko

Kompetensi

Perusahaan harus memelihara prosedur untuk memastikan bahwa personel yang melakukan aktivitas dan tugas kritis K3L yang ditugaskan adalah kompeten berdasarkan:

kemampuan pribadi,
keterampilan yang dikembangkan melalui pengalaman, dan
memperoleh pengetahuan.

Sistem untuk jaminan kompetensi harus berlaku baik untuk perekrutan awal dan seleksi untuk kegiatan baru, dan untuk staf dan kontraktor. Kompetensi berkelanjutan personel untuk melaksanakan tugas mereka harus ditinjau dan dinilai secara teratur, termasuk pertimbangan yang tepat untuk pengembangan dan pelatihan pribadi yang diperlukan untuk mencapai kompetensi untuk mengubah aktivitas dan teknologi. Prosedur penjaminan kompetensi antara lain:

l analisis sistematis persyaratan untuk tugas;
penilaian kinerja individu terhadap kriteria yang ditentukan;
bukti terdokumentasi dari kompetensi individu;
program untuk penilaian ulang berkala.

Kontraktor

Perusahaan harus memelihara prosedur untuk memastikan bahwa kontraktornya menjalankan sistem manajemen yang konsisten dengan persyaratan dan ketentuan Pedoman HSEMS ini dan kompatibel dengan HSEMS perusahaan. Prosedur harus memfasilitasi interaksi aktivitas kontraktor dengan aktivitas perusahaan dan kontraktor lain, jika sesuai. Hal ini dapat dicapai melalui dokumen antarmuka khusus antara perusahaan dan kontraktor sehingga setiap perbedaan dapat diselesaikan, dan prosedur yang disepakati, sebelum pekerjaan dimulai.

Komunikasi

Prosedur Perusahaan harus memelihara prosedur komunikasi informasi HSE, konsisten dengan kebijakannya dan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Perusahaan harus menyediakan pelajaran pengalamanK3LL-nya kepada karyawan, kontraktor, pelanggan, juga melindungi informasi bersifat rahasia, dan perusahaan yang terlibat dalam kegiatan serupa untuk memfasilitasi peningkatan kinerja HSE industri.

Dokumentasi dan Sistem Kontroli

Perusahaan harus memelihara dokumentasi terkendali untuk:

Catat kebijakan, tujuan dan rencana HSE.
Catat dan komunikasikan peran dan tanggung jawab utama.
Jelaskan elemen sistem manajemen HSE dan interaksinya.
Dokumentasi terkait referensi silang dan jelaskan tautan dengan yang lain aspek dari sistem manajemen secara keseluruhan.
Mencatat hasil evaluasi HSE dan manajemen risiko.
Catat persyaratan legislatif dan peraturan yang relevan.
Catat, bila perlu, prosedur dan instruksi kerja untuk kunci kegiatan dan tugas.
Jelaskan rencana dan tanggung jawab darurat, dan sarana untuk menanggapi insiden dan situasi darurat potensial.

Pertanyaan dan Bukti Implementasi Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi

No	Pertanyaan	Dokumen Bukti Penerapan
a	Bagaimana strukturperusahaan Anda dibuat untuk mengelola dan mengkomunikasikan K3LL secara efektif ?	Organisasi Komite K3LL terdiri dari Pimpinan Perusahaa, perwakilan dari manajemen dan perwakilan pekerja. Ada uraian tugas dan tanggungjawab Daftar personil dan kualifikasi K3LL Datar hadir rapat K3LL dari semua tingkatan organisasi Notulen dan bahan presentasi rapat-rapat K3LL.
b	Apakah pertemuan-pertemuan K3LL mempromosikan pemahaman K3LL?	Ya, bisa dilihat di agenda pertemuan K3LL Tracking tindak lanjut temuan yang dibahas di tiap pertemuan Komite K3LL
c	Apakah klien dan kontraktor bertemu secara Regular untuk mendiskusikan dan menindaklanjuti situasi “interface”?	Ada Forum K3 untuk mengkomunikasikan masalah K3 yang memiliki meeting rutin misal tiap 3 bln.
d	Ketentuan apa yang dibuat perusahaan Anda untuk rapat-rapat komunikasi K3LL? Lampirkan struktur organisasi.	Ada jadwal meeting sesuai program kerja. Program kerja untuk meeting Lampirkan Org Komite K3LL
Hubungi Konsultan Safety untuk melengkapi bukti yang perlu dilampirkan Elemen 3 ini

Hubungi Konsultan Safety untuk coaching dokumen PraKualifikasi – CSMS di KKKS Virginia Indonesia Company Llc – 08111346468

Ref: OGP 210 replaced with IOGP 510, IOGP 423, dan PTK-005/2018 SKK Migas.