Posisi Kebijakan K3 dalam sistem Perusahaan | Konsultan Safety di Jakarta Ph. 08111346468

1. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan Kebijakan K3?

Policy atau Kebijakan didefinisikan sebagai tujuan yang akan dicapai atau cara bertindak yang akan diambil dari berbagai alternatif berdasarkan kondisi yang ada, sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan dimasa sekarang dan yang akan datang (merriam-webster dictionary). Dengan menuliskan pernyataan-pernyataan K3, maka pernyataan itu juga sebagai:

  • tidakan yang akan diambil oleh pimpinan perusahaan untuk menjalankan K3.
  • menunjukan seberapa jauh komitment dari pimpinan teratas perusahaan terhadap kebijakan K3
  • tanggung jawab moral secara hukum terhadap keselamatan pekerjanya.
  • menggambarkan bagaimana perusahaan akan memanajemeni K3 dalam melakukan bisnisnya.

Kebijakan ini harus ketaati dan dijalankan oleh semua karyawan baik dari pimpinan hingga pekerja lapangan, tamu dan pemasok. Mereka semua harus tahu komitment perusahaan dalam hal K3 ketika memasuki dan berada di area operasi kerja sehingga prinsip-prinsip K3 yang sudah ditetapkan wajib dipatuhi dan dilasanakan.

Ada banyak sekali format and isi dari Kebijakan yang dibuat oleh perusahaan. Yang terpenting adalah kejelasan mengenai siapa mengerjakan apa, kapan dan bagaimana cara melaksanakannya.

Kebijakan K3 secara garis besar yang baik harus:

  • pembuatannya harus melibatkan pimpinan perusahaan atau P2K3 dan perwakilan dari pekerja.
  • Didasarkan pada realita dari kondisi tempat kerja dan apa sebenarnya yang diperlukan untuk meningkatkan K3 di tempat kerja. Bukan mencontoh tempat kerja perusahaan lain.
  • seimbang dalam antara tuntutan atau target perusahaan dan tuntutan kondisi kerja yang lebih baik.

Untuk perusahaan yang besar beberapa dari kebijakan bisa merujuk pada prosedur yang sudah ada seperti buku manual K3 atau prosedur cara carakerja yang aman.

2. Mengapa perlu mempunyai Kebijakan K3?

Peraturan pemerintah UU No. 1 th 1970 tentang keselamatan kerja, UU No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan tidak memiliki pasal yang menentukan secara langsung bahwa sebuah perusahan wajib mempunyai Kebijakan K3. Sedangkan untuk aturan Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012 Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dan Permenaker No.04 tahun 1987 Tentang P2K3 serta tata cara penunjukkan ahli K3, mengatur untukperusahaan dengan pekerja yang lebih dari 100 orang atau yang beresiko tinggi. Pengertian beresiko tinggi disini adalah perusahaan yang bergerak di minyak dan gas dan atau perusahaan yang resikonya bisa mengabikatkan kematian, kerugian produksi dan merusak lingkungan, dan atau menggunakan bahan, proses dan instalasi yang mempunyai risiko yang besar akan terjadinya peledakan, kebakaran, keracunan dan penyinaran radioaktif.

Kalau kita perhatian aturan OHSAS maka setiap perusahaan yang mempekerjakan lebih dari 5 orang wajib mempunyai Kebijakan K3. Kebijakan tersebut meliputi keseluruhan aktivitas pekerjaan disesuaikan dengan besarnya perusahaan dan berlaku untuk semua karyawan.

Kebijakan K3 tersebut harus di demontrasikan secara serius yang menunjukan betapa serius pimpinan perusahaan dalam menjalankan tanggung jawabnya terhadap penerapan K3. Kebijakan yang baik tentunya bertujuan untuk melindungi karyawannya terhadap bahaya yang mungkin terjadi waktu melakukan aktivitas pekerjaan.

2. Tuntutan Legal untuk menerapkan Kebijakan K3

Ada atau tidak ada Kebijakan K3, merupakan tanggung jawab pengusaha untuk melindungi pekerja dari bahaya kecelakaan sehingga Kebijakan perusahaan hanya mempertegas komitmen secara tertulis dan disosialisasikan kepada semua pekerja dan meminta secara sukarela untuk ditaati juga oleh pihak lain yang terlibat dalam proses usaha seperti pemasok maupun kontraktor.

Bagi perusahaan yang sudah di sertifikasi baik ISO 45000,SMK3, IMS dan standard management lainnya maka Kebijakan perusahan sudah tidak asing lagi. Kebijakan K3 ini akan lebih mendorong semua pihak, baik managemen dan pekerja untuk berkomitmen menjaga keselamatan dan terus meningkatkan K3 dalam pencapaian kinerja perusahaan.

PER.04/MEN/1987 pasal 4d menjelaskan bahwa salah satu tugas P2K3 adalah Membantu pimpinan perusahaan menyusun Kebijakan manajemen dan pedoman kerja dalam rangka upaya meningkatkan keselamatan kerja, higene perusahaan, kesehatan kerja, ergonomi dan gizi tenaga kerja.

3. Posisi Kebijakan K3 dalam sistem Perusahaan

Ketika saya mengunjungi beberapa perusahaan, kadang saya bertanya “Kebijakan K3 seperti apa yang diterapkan oleh Perusahaan yang berlaku baik untuk para pimpinan dan para pekerja? Beberapa pimpinan kesulitan untuk menjelaskan apa sih Kebijakan perusahaan terhadap dirinya sebagai pemimpin yang harus memimpin karyawan dalam hal K3. Jawaban mereka kadang secara umum ya harus mengingatkan para pekerja untuk menjaga keselamatannya dengan menggunakan PPE dengan benar.

Kita tahu bahwa Kebijakan merupakan Level tertinggi dalam Sistem Manajemen perusahaan termasuk Kebijakan K3 yang juga merupakan turunan dari nilai-nilai yang ada dalam perusahaan. Namun sering kali Kebijakan K3 ditulis bukan berdasarkan nilai-nilai perusahaan dan kondisi tempat kerja dalam perusahaan, bahkan kadang tidak ada masukan aspirasi dari para pekerja yang akan melaksanakan Kebijakan K3 tersebut. Ada juga Kebijakan perusahaan yang ditulisoleh konsultan sehingga tidak merefleksi keberadaan atau kebutuhan dari perusahaan tersebut dikarenakan didasarkan Kebijakan perusahan lain yang hampir sama bisnisnya. Ada juga perusahaan yang harus memberlakukan Kebijakan dari Group Perusahaan yang kadang tidak sesuai juga dengan kondisi realita perusahaan lokal. Kebijakan juga kadang dibuat hanya sekedar untuk memenuhi persyaratan sertifikasi perusahaan atau karena diminta sebagai persyaratan tender misalnya, sehingga “yang penting harus ada”. Contoh diatas berakibat Kebijakan K3 yang dibuat tidak merefleksi aspirasi dari para perkerja dan bukan kebutuhan Kebijakan dari perusahan itu sendiri sehingga dalam implemetasinya P2K3 dan HSE manager harus berjuang keras untuk menyakinkan para pekerja untuk menerapkan Kebijakan yang ada.

Kepatuhan Kebijakan K3 dilakukan oleh kebanyakan perusahaan dengan cara menempatkan Kebijakan K3tersebut diruang tunggu dan sosialiassi dilakukan kepada karywan baru dengan menjadikannya salah satu materi Safety Induction. Ini merupakan langkah yang bagus untuk menjelaskan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan Keselamatan Kerja. Penjelasan Kebijakan perusahaan hanya waktu di Safety induction saja tidak cukup karena kebijakan perusahann harus menjadi cara hidup pekerja waktu berada di lingkungan kerja bahkan harapan perusahaan tidakhanya diterapkan waktu bekerja saja tapi juga diterapkan dalam melakukan apapun juga, dimanapun juga dan kapanpun juga. Jika pekerja mengabaikan keselamatan saat berada dirumah misalnyadan terjadi suatu kecelakan maka perusahaan dirugikan karena pekerja tidak masuk kerja walaupun tidak masuk dalam catatan kecelakaan dalam perusahaan. Oleh karena itu Kebijakan K3 harus mudah dimengerti dan perlu diulang-ulang pemahamannya.

Perusahaan yang tidak memahami kontek Kebijakan K3 dalam manajemen perusahaan kadang mencampur baurkan Kebijakan dengan prosedure sehingga Kebijakan menjadi panjang yang sudah di ingat dan diterapkan dalam disaat bekerja. Prinsip KISS yang diterapkan di Angkatan Laut Amerika ternyata sangat efektif, “Keep it short and simple”, “Keep it small and simple”, “Keep it simple and straightfoward”. Buat yang lebih sederhana dan mudah dimengerti sehingga akan mudah dalam penerapannya. Demikian juga bagian safety yang lain banyak perusahaan yang overprotected sehingga biaya safety menjadi sangat tinggi pakailah prinsip ALARP, as low as reasonable and practical.

Beberapa prinsip yang penting yang perlu diperhatikan saat menbuat dan menerapakan HSE Policydalam perusahaan akan kita diskusikan dibawah ini.

4. Tuntutan atau Aspek Legal untuk menerapkan Kebijakan K3

Ada atau tidak Kebijakan perusahaan, merupakan tanggung jawab pengusaha untuk melindungi pekerja dari bahaya kecelakaan sehingga Kebijakan perusahaan hanya mempertegas komitmen secara tertulis dan disosialisasikan kepada semua pekerja bahkan meminta secara sukarela untuk ditaati juga oleh pihak lain yang terlibat dalamproses usaha seperti pemasok maupun kontraktor.

PER.04/MEN/1987 pasal 4 d,salah satu tugas P2K3 adalah Membantu pimpinan perusahaan menyusun Kebijakan manajemen dan pedoman kerja dalam rangka upaya meningkatkan keselamatan kerja, higene perusahaan, kesehatan kerja, ergonomi dan gizi tenaga kerja.

Nomor 50 Tahun 2012 Pedoman Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja mensyaratkan sebagai berikut:

PENETAPAN KEBIJAKAN K3

  1. Penyusunan kebijakan K3 dilakukan melalui:
    1. tinjauan awal kondisi K3; dan
    2. proses konsultasi antara pengurus dan wakil pekerja/buruh.
  1. Penetapan kebijakan K3 harus:
    1. disahkan oleh pucuk pimpinan perusahaan;
    2. tertulis, tertanggal dan ditanda tangani;
    3. secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3;
    4. dijelaskan dan disebarluaskan kepada seluruh pekerja/buruh, tamu, kontraktor, pemasok, dan pelanggan;
    5. terdokumentasi dan terpelihara dengan baik;
    6. bersifat dinamik; dan
    7. ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut masih sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan peraturan perundang-undangan.

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2012 TENTANG PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

PENETAPAN KEBIJAKAN K3

  • Penetapan Kebijakan K3 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf a dilaksanakan oleh pengusaha.
  • Dalam menyusun Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pengusaha paling sedikit harus:
    1. melakukan tinjauan awal kondisi K3 yang meliputi:
    2. identifikasi potensi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko;
    3. perbandingan penerapan K3 dengan perusahaan dan sektor lain yang lebih baik;
    4. peninjauan sebab akibat kejadian yang membahayakan;
    5. kompensasi dan gangguan serta hasil penilaian sebelumnya yang berkaitan dengan keselamatan; dan
    6. penilaian efisiensi dan efektivitas sumber daya yang disediakan.
      1. memperhatikan peningkatan kinerja manajemen K3 secara terus-menerus; dan
      2. memperhatikan masukan dari pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh.
  • Kebijakan K3 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
    1. visi;
    2. tujuan perusahaan;
    3. komitmen dan tekad melaksanakan Kebijakan; dan
    4. kerangka dan program kerja yang mencakup kegiatan perusahaan secara menyeluruh yang bersifat umum dan/atau operasional.

Pengusaha harus menyebarluaskan Kebijakan K3 yang telah ditetapkan kepada seluruh pekerja/buruh, orang lain selain pekerja/buruh yang berada di perusahaan, dan pihak lain yang terkait.

PERATURAN MENTERI TENAGA KERJA NOMOR : PER. 05/MEN/1996
1. KOMITMEN DAN KEBIJAKAN
1.1 Kepimpinan dan Komitmen

Pengurus harus menunjukan kepimpinan dan komitmen terhadap keselamatan dan kesehatan kerja dengan menyediakan sumberdaya yang memadai. Pengusaha dan pengurus perusahaan harus menunjukan komitmen terhadap keselamatan kerja yang diwujudkan dalam :

  1. Menempatkan organisasi keselamatan dan kesehatan kerja pada posisi yang dapat menentukan keputusan perusahaan.
  2. Menyediakan anggaran, tenaga kerja yang berkualitas dan sarana-sarana yang lain yang diperlukan di bidang keselamatan dan kesehatan kerja.
  3. Menetapkan personal yang mempunyai tanggung jawab, wewenang dan kewajiban yang jelas dalam penanganan keselamatan dan kesehatan kerja.
  4. Perencanaan keselamatan dan kesehatan kerja yang terkoordinasi.
  5. Malakukan penilaian kerja dan tindak lanjut pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja.

Komitmen dan Kebijakan tersebut pada butir a sampai dengan e diadakan peninjauan ulang secara teratur.
Setiap tingkat pimpinan dalam perusahaan harus menunjukan komitmen terhadap keselamatan dan kesehatan kerja sehingga penerapan Sistem Manajemen K3 berhasil diterapkan dan dikembangkan.
Setiap tenaga kerja dan orang lain yang berada di tempat kerja harus berperan serta dalam menjaga dan mengendalikan pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja

Kriteria Audit SMK3 berhubungan dengan Kebijakan K3

1. Pembangunan Dan Pemeliharaan Komitmen
1.1 Kebijakan K3
1.1.1 Terdapat Kebijakan K3 yang tertulis, bertanggal, ditandatangani oleh pengusaha atau pengurus, secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3 serta komitmen terhadap peningkatan K3.
1.1.2 Kebijakan disusun oleh pengusaha dan/atau pengurus setelah melalui proses konsultasi dengan wakil tenaga kerja.
1.1.3 Perusahaan mengkomunikasikan Kebijakan K3 kepada seluruh tenaga kerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan pemasok dengan tata cara yang tepat.

Bagi perusahaan yang sudah di sertifikasi baik iso 45001, SMK3, IMS dan standard management lainnya maka Kebijakan perusahan sudah tidak asing lagi. Kebijakan K3 ini akan lebih mendorong semua pihak baik managemen dan pekerja untuk berkomitmen menjaga keselamatan dan terus meningkatkan K3 dalam pencapaian kinerja perusahan.

5. Membuat Kebijakan K3

Jika perusahaan Anda memiliki P2K3 maka untuk proses pembuatan Kebijakan K3 ini dapat diserahkan ke P2K3 karena didalam P2K3 anggotanya berasal dari manajemen dan perwakilan pekerja yang mengerti kondisi organisasi secara benar yang berhubungan dengan target perusahaan dan kondisi di lapangan. Anda mungkin juga minta bantuan dari luar tapi itu akan hanya sekedar memberikan arahan sesuai dengan aturan penulisan bukan terhdapa isi pernyataan yang akan ditulis dikarenakan Kebijakan harus sesuai dengan tuntutan bisnis perusahaan.

Libatkan juga pekerja lapangan untuk memberikan masukan terhadap Kebijakan yang akan dibuat. Hal ini akan menguntungkan bagi management karena merekalah sebenarnya yang akan banyak terlibat didalam proses implementasi Kebijakan tersebut.

P2K3 harus merumuskan dulu bagaimana sebaiknya Kebijakan yang akan dibuat sehingga akan mudah dimengerti dan jelas dimengerti oleh semua orang baik dari manajemen maupun pekerja. Tujuan utama dari Kebijakan ini adalah untuk diterapkan sehingga meningkatkan kultur K3 dalam perusahaan dan juga untuk pemenuhan kepatuhan terhadap aturan legal yang harus dipenuhi.

Untuk perusahaan yang kecil maka pernyataan Kebijakan K3 bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Demikian juga untuk perusahaan yang besar dimana organizasinya terdiri dari berbagai operational bisnis yang berbeda-beda maka ynag bertanggung Jawab pada Kebijakan K3 tersebut juga bisa 1 atau dua orang ynag menduduki posisi tertinggi dari operational bisnis yang ada.

Jika perusahaan terdiri dari beberapa site maka bisa juga dibuatkan bagian secara umum dan kemudian ada bagian yang menjadi kebutuhan dari masing-masing local site yang ada. Yang tanda tangan dibawahnaya bisa secara korporat dan juga pimpinan dari site yang ada. Ada yang bagian pernyataan Kebijakan K3 yang lokal spesifik terhadap resiko yang ada di lokal site maka pekerja lokal juga akan merasakan memiliki Kebijakan K3 tersebut dan hal itu jug akan memotivasi pekerja lokal untuk mentaati dan melaksanakan Kebijakan tersebut.

Tanda tangan pimpinan dari lokal site perlu ada karena itu menunjukan adanya komitment dari pimpinan local yang juga akan bertanggungjawab terhada keselamatan

6. Tanggung jawab Pimpinan dalam Kebijakan K3

Tanggung jawab dalam kebijasanaan K3 harus jelas seseorang harus melakukan apa. Pimpinan perusahaan harus menunjuk seseorang yang mempunyai kompetensi bidang K3 atau sebagai Ahli K3 ynag punya pengetahuan, keahlian dan pengalaman di bidang K3. Dalam hal ini bias saja menunjuk diri Anda sendiri sebagai pimpinan, menunjuk satu atau lebih dari pekerja yang berkompetensi maupun menunjuk orang lain dari bisnis Anda,

Jika Anda memanajemeni sendiri tetapi Anda tidak yakin akan kemampuan Anda dan staf Anda, maka Anda perlu mencari bantuan dari luar atau konsultan. Deciding what help you need is very important. Unless you are clear about what you want, you probably won’t get the help you need.

Hal yang harus Anda lakukan adalah:

  • Melakukan Kajian Resiko di tempat kerja
  • Melakukan inspeksi
  • Mamastikan Keselamatan dari pekerjaan yang dilaksanakan

7. Mensosialisasikan Kebijakan K3.

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mensosialisasikan Kebijakan yang sudah dibuat namun demikian harus dipikirkan sejauh mana target yang diharapkan dengan melakukan sosialisasi Kebijakan perusahaan. Jika targetnya hanya sekedar untuk pemenuhan kepatuhan kepada peraturan maka sosialisasi dengan memfotocopy dan dibagikan ke semua karyawan atau dengan cara melampirkan dalam email dan dengan menempelkannya Kebijakan ditempat strategis. Bukti sosialisasi ini mungkin sudah mencukupi untuk bukti jika ada audit.

Suatu tantangan tersendiri jika organisasi perusahaan sangat besar sehingga untuk memastikan bahwa Kebijakan K3 mendapat perhatian, dibaca dan dimengerti dari semua pekerja.

Beberapa cara yang bisa dipakai untuk mensosialisasikan Kebijakan K3 antara lain:

  • Mengkomunikasikan lewat email, dengan “vote” yang memastikan bahwa penerima sudah membaca dan klik “vote” sudah baca. Catat “feedback” email di record dengan baik sehingga bisa diketahui siapa yang sudah membaca Kebijakan K3
  • Masukkan dalam materi “Induction” bagi karyawan baru. Mereka diminta untuk membaca dan diminta menandatangani form sudah mengerti isi dari Kebijakan K3.
  • Menempatkan Kebijakan K3 dihalaman depan procedure sehingga setiap kali pekerja membaca procedure, ia akan melihat dan diminta membaca Kebijakannya juga.
  • Menempatkan Kebijakan K3 di tempat stategis seperti di Ruang tunggu, Kantin, ruang rapat, ruang kerja termasuk di depan meja kerja.
  • Menjadikan Kebijakan sebagai prinsip dasar pembukaan setiap kali ada pertemuan K3 khususnya didalam pertemuan P2K maupun di Tinjauan Managemen
  • Menempatkan Kebijakan K3 ini di dalam Tugas dan tanggung jawab pekerja.
  • Menempatkan di Papan Pengumuman dan sistem awal buka komputer.
  • Menjadikan Kebijakan K3 topik awal saat Manajemen menghadiri pertemuan-pertemuan K3
  • Menjadikan materi diskusi dengan pekerja saat melakukan “Engagement” dan kunjugan ke site.
  • Manajemen membuktikan komitmentnya dengan cara merespon secara effective terhadap permasalahan yang berkaitan dengan K3 dan melakukan review implementasi Kebijakan K3.
  • Menjadikan review pemahaman K3 ini menjadi bagian dari “Climate Survey”

Sosialisasi Kebijakan K3 ini akan membawa perubahan yang mendasar dalam pembetukan kultur K3 dalam perusahaan yang akan mengubah paradigma pola pikir dari pekerja untuk berperilaku aman dan juga menjaga kesleamatan teman sekerjanya. Seperti kita pahami bahwa Kebijakan K3 merupakan Level tertinggi dalam Manajemen Sistem K3 yang akan mempengaruhi semua proses implemetasi procedure untuk operasi.

Penerapan Kebijakan K3 bukanlah “satu kali gebrakan” tetapi perlu usaha untuk melakukannya secara terus menerus sehingga perlu juga senantiasa dilihat effektivitas dari penerapannya. Perubahan karakter pekerjalah yang di harapkan dari penerapan Kebijakan K3 namun untuk mengukurnya yang dilihat adalah perubahan perilaku dari pekerja yang di tujukan dari seberapa banyak Unsafe Act yang terjadi dari setiap incident yang terjadi dan dari pembiaran Unsafe Condition yang terjadi dalam perusahaan. Data-data tersebut bisa diukur dan di buatkan grafiknya yang diharapkan akan terjadi penurunan yang berarti.

Hal lain bisa dilakukan setahun sekali dengan melakukan Survey K3, untuk melihat prepektif pekerja terhadap Kultur dan nilai-nilai K3 yang sudah ditetapkan di Kebijakan K3. Bisa juga dilakukan dengan wawancara lansung pendapat pekerja tentang K3. Banyak pekerja berbicara tentang K3 tetapi baru sebatas bahwa K3 adalah cara mencegah kecelakaan kerja tetapi belum memahami bagaimana mengurangi dan mencegah terjadinya kecelakaan. Kebanyakan para pekerja baru mengerti “What” nya tetapi belum mencapai “How” nya

Hasil dari monitoring baik secara tertulis atau survey maupun secara langsung check lapangan dijadikan masukan evaluasi keberhasilan sosialisasi Kebijakan K3Sosialisasi dan monitoring harus terus dilakukan hingga ada pemahaman yang sama terhadap butir-butir pernyataan yang ada didalam Kebijakan K3.

Penyamaan pemahaman terhadap Kebijakan ini akan memudahkan dalam berkomunikasi antara pekerja dan management dan juga antara pekerja dengan pekerja dalam hal menciptakan kondisi lingkungan kerja yang aman. Bahasa mereka akan sama terhadap permasalahan K3. Pada tahap inilah kultur K3 akan terbentuk dalam perusahaan. Namun demikian usaha yang sama harus terus dilakukan untuk menjaga keberlanjutan dan peningkatan kultur K3 dalam perusahaan. Ketika perusahaan memasuki level ini maka semua program-program K3 yang lain akan mudah sekali dimengerti dan diterapkan didalam perusahaan.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk bagaimana membuat dan menerapkan HSE Policy di perusahaan Anda hubungi Konsultan Safety di Ph. 081219844844 atau WA: 08111346468

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *