Seberapa pentingkah Regulatory Compliance itu? | Konsultan Safety di Jakarta Ph. 08111346468


Saya sering menerima HSE bulletin dari UK tentang perusahaan yang didenda karena melanggar ketentuan perundangan-undangan. Kebanyakan karena perusahaan dianggap lalai dalam memenuhi kewajiban nya dalam menerapkan system keselamatan kerja. Saya membaca mungkin ratusan HSE Managementnya kontraktor termasuk bagian di Regulatory Compliance, begitu simplenya rata-rata mereka menyampaikan bahwa mereka sudah memenuhi kewajiban Regulatory Compliance.

Suatu hari saya berkesempatan melakukan “oversight” terhadap implementasi HSE Plan kontraktor dan saya tanya untuk bagian Regulatory Compliance, apakah list peraturan yang di sebutkan di HSE Plan ini sudah benar? Hal ini karena saya lihat begitu banyak peraturan dimasukkan yang tidak relevan dengan scope of work. Kontraktorpun mengakui bahwa itu hanya copy paste dari data yang ada dalam perusahaan tanpa checking relevansinya dengan scope dari pekerjaan. Dalam kesempatan lain saya lihat dalam dokumen HSE Plan yang list nya sudah relevan dengan pekerjaan. Saya menanyakan, apakah anda mengerti is peraturan XXX? Clause mana yang sudah dipenuhi? HSE officernya menjawab tidak tahu…(??) pernahkan Anda melihat dokumen peraturan XXX itu? Dijawabnya belum pernah (???) Apakah Anda memiliki dokumen perturan XXX tersebut? Nggak punya (????) lalu bagaimana Anda bisa bilang Anda sudah memenuhi kewajiban dari peraturan XXX tersebut?

Saya bukan orang hukum yang tahu tentang aturan perundang-undangan, tetapi secara logika bahwa tidak semua clause yang ada dalam perundang-undangan harus dipenuhi. Munculah pertanyaan seberapa penting kah pemenuhan peraturan perundang-undangan itu? Saya coba cari di google mengenai definisi yang dimaksud dengan pemenuhan perudang-undangan namun sulit menemukan yang “make sense”.

Meriam Webster mendefinisikan compliance sebagai “conformity in fulfilling official requirements” atau simplenya sebagai pemenuhan terhadap persyaratan undang-undang. Regulatory Compliance bisa diartikan sebagai peraturan pemerintah yang harus di diikuti untuk mememenuhi persyatan khusus yang ditetapkan.

Jika anda penerapakan Regulatory Compliance pada perusahaan Anda atau pada kontrak maka Anda harus mengikuti aturan-aturan yang berlaku baik dari pemerintah pusat, perturan menteri dan perda-perda yang ada jika itu relevan dengan jenis usaha yang ada.

Perhatian Perusahaan terhadap Regulatory Compliance

Bagi perusahaan tertentu regulatory complian akan ber dampak langsung jika tidak dipenuhi misalnya di perusahaan Aviation. Saya tanya bagaimana Anda tahu bahwa Regulatory compliance Anda terupdate? Dijawab setiap ada pertuhan baru dari Departement Perhubungan, kami langsung dapat updatenya baik itu berupa undang-undang dan edarannya bahakan kami sering langsung di kumpulkan untuk melaksanakan perturan yang baru dibuat. Wahhh… luar biasa. Hal yang sama di industry IT dan Bank peraturan yang ada langsung behubungan dengan denda sehingga biaya untuk pemenuhan peraturan jauh lebih murah dari pada denda atau penalty.

Pertanyaannya bagaimana dengan industry, kontraktor-kontraktor dan fabrikan-fabrikan? Saya perhatikan begitu banyak peraturan menteri-menteri sehingga untuk mengerti dan mencari peraturan yang relevan terhadap bisnis yang dijalankan pun masih sangat sulit. Sudah tahu perturannya pun kesulitan mendapatkan dokumennya. Belum membaca pasal dan ayatnya yang harus dilaksanakan.

Dari department setelah sosialisasi dengan ketentuan waktu berlakunya, maka menjadi kewajiban industry untuk tahu dan mentaatinya. Oleh karena itu untuk mengupdate regulatory compliance setiap tahun sekalai sepertinya akan terlambat.

Dampak kepatuhan Regulatory Compliance.

Dampak dari kepatuhan hukum di Indonesia ini bervariasi ada yang berdampak langsung dan yang tidak langsung terhadap finansial. Ketentuan beberapa perundang-undangan yang memiliki efek langsung terhadap finasial perusahaan tentunya harus segera dipenuhi karena berhubungan langsung dengan denda dari Pemerintah.

Peraturan Pemerintah lainnya yang juga berdampak langsung yang ahrus segera dipenuhi adalah peraturan-perturan yang bersifat perijinan. Peraturan ini tidak berdampak langsung ke pada denda tapi berdampak pada bisnis. Ada perijinan yang harus dipenuhi sejak awal pendirian perusahaan tapi ada juga yang perlu dipenuhi saat diperlukan.

Selain kedua diatas ada banyak sekali perturan yang berhubungan dengan hubungan kerja, fasilitas kerja dan kenyamanan kerja. Peraturan-peraturan ini tidak berdampak langsung pada finasial perusahaan namun tetap harus dipenuhi oleh perusahaan dengan kata lain perusahaan masih diperbolehkan menjalankan bisnisnya tetapi harus memprogramkan pemenuhan kepatuhannya. Ketentuan-ketentuan dalam perundang-undangan ini merupakan persyaratan teknis dan administrative yang diminta oleh regulator untuk dipenuhi.

Positive Thinking terhadap Regulatory Compliance

Pemerintah sudah menetapkan persyaratan minimum apa saja yang harus dipenuhi untuk mendirikan perusahaan yang perlu kita pahami. Sebagai contoh UU No. 1 tahun 1970 yang sering dipakai sebagai referensi K3 semua perusahaan. Kalau kita lihat disana ditetapkan peraturan-peraturan yang harus dipenuhi oleh managemen untuk memastikan bahwa pekerjaan yang akan dilaksanakan sudah dilakukan pengkajian dan resiko pekerjaan sudah terindentifikasi dengan jelas, system atau alat yang digunakan untuk memperkecil resiko sudah sudah di terkontrol dengan baik sehingga pekerjaan akan berjalan dengan aman.

Diperlukan pemahaman aplikasi dari pasal dan ayat-ayat yang ditetapkan karena pendahulu kita tentunya sudah memikirkan lebih dalam apa yang penting dan perlu dilakukan oleh pengusaha. Contoh dibawah ini akan memberikan gamabaran bagaimana peraturan itu diterapkan dalam perusahaan.

Contoh:
UU no 1 tahun 1970

Pasal 8 : Pengurus diwadjibkan memeriksakan kesehatan badan, kondisi mental dan kemampuan fisik dari tenaga kerdja jang akan diterimanja maupun akan dipindahkan sesuai dengan sifat-sifat pekerdjaan jang diberikan padanja.

Kalau kita membaca pasal ini maka kita segera menangkap apa maksud dari peraturan ini yaitu perlunya melakukan medical chekup bagi karywan baru maupun bagi pekerja yang akan dipindah tugaskan. Pemenuhan persyaratan ini bisa tertulis di aturan HR/Personalia. Perusahaan perlu record data pernyataan dari dokter perusahaan bahwa karyawan yang akan diterima dalam keadaan sehat dan bisa ditempatkan pada posisi yang baru.

Penerapan dari UU 1 No 70 ini ada di Permen No. Per.02/Men/1980 Tentang Pemeriksaan Kesehatan Tenaga Kerja Dalam Penyelenggaraan Keselamatan Kerja.

Pasal 3 ayat 2: Pemeriksaan Kesehatan Sebelum Kerja meliputi pemeriksaan fisik lengkap, kesegaran jasmani, rontgen paru-paru (bilamana mungkin) dan laboratorium rutin, serta pemeriksaan lain yang dianggap perlu.

Jika kita sudah menerapkan hal ini dalam perusahaan maka kita bisa mengatakan bahwa perusahaan tersebut sudah memenuhi kepatuhan terhadap peraturan pemerintah untuk pasal atau ayat tersebut. Ini bukan berarti semuanya sudah terpenuhi.

UU No 1 tahun 1970
Pasal 9 ayat 1: Pengurus diwadjibkan menunjukkan dan mendjelaskan pada tiap tenaga kerdja baru tentang :

a. Kondisi-kondisi dan bahaja-bahaja serta jang dapat timbul dalam tempat kerdjanja;
b. Semua pengamanan dan alat-alat perlindungan jang diharuskan dalam tempat kerdjanja;
c. Alat-alat perlindungan diri bagi tenaga kerdja jang bersangkutan;
d. tjara-tjara dan sikap jang aman dalam melaksanakan pekerdjaannja.

Yang dimaksud dari ayat ini tidak lain adalah Safety Induction.

Pasal 9 ayat 2: Pengurus hanja dapat memperkerdjakan tenaga kerdja jang bersangkutan setelah ia jakin bahwa tenaga kerdja tersebut telah memahami sjarat-sjarat tersebut di atas.

Ini berbicara mengenai kompetensi pekerja. Jadi Induction bukan semata-mata persyaratan setelah disampaikan dan kemudian pekerja siap bekerja tetapi perlu kembali dipastikan dengan menguji kompetensinya dan dievalausi bahwa pekerja sudah memahami syarat K3.

Pasal 9 ayat 2: Pengurus diwadjibkan menjelenggarakan pembinaan bagi semua tenaga kerdja jang berada dibawah pimpinannja, dalam pentjegahan ketjelakaan dan pemberantasan kebakaran serta peningkatan keselamatan dan kesehatan kerdja, pula dalam pemberian pertolongan pertama pada ketjelakaan.

Jelas bahwa tidak hanya kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaan saja tapi juga pemahaman secara umum dasar-dasar mencegah kecelakaan kerja. Minimal dalam Safety Induction, pekerja tahu apa yang harus dilakukan jika terjadi kondisi emergensi. Karena tim khusus biasanya dibentuk seperti tim Emergency Response dan Tim First Aid.
Masih banyak hal yang bisa dibahas belum mengenai peraturan Menteri Tenaga kerja. Oleh karena itu perlunya memahami peraturan-perturan yang berlaku dan melihat relevansinya dengan perkerjaan. Dan mengindentifikasi pasal dan ayat dalam perturan itu sebagai sesuatu yang berisifat:

  • Kewajiban/Kepatuhan (Obligation),
  • Persyaratan Teknis/Adimistrasi (Requirement) atau
  • Perijinan (Permit)
  • Pada hakekatnya semuanya harus dipenuhi ketaatannya. Untuk memberikan gambaran terhadap mana yang sifatnya harus dipenuhi dan yang sifatnya persyaratan saya contohkan sebagai berikut:

    Peraturan Menteri Tenaga Kerja, Transmigrasi Republik Indonesia No. PER.13/MEN/X/2011 Tentang Nilai Ambang Batas Faktor Fisika dan Faktor Kimia di Tempat Kerja

    Pasal 2 ayat 1: Pengurus dan/atau pengusaha wajib melakukan pengendalian faktor fisika dan faktor kimia di tempat kerja sehingga di bawah NAB.

    Pasal 2 ayat 2 :Jika faktor fisika dan faktor kimia pada suatu tempat kerja melampaui NAB, pengurus dan/atau pengusaha wajib melakukan upaya-upaya teknis-teknologi untuk menurunkan sehingga memenuhi ketentuan yang berlaku.

    Kita lihat ayat 1: maka perturan tersebut wajib dipenuhi dengan control mulai dari engineering/design gedung untuk memenuhi syarat Nilai Ambang Batas dan melakukan uji Fisika dan Kimia untuk mengukur sesuai dengan persyaratan tersebut. Sedangkan pada ayat 2 itu merupakan persyaratan teknis yang tidak harus dipenuhi saat itu juga bersamaan dengan fasilitas. Prosesnya di usahakan dengan cara melakukan hirarki safety untuk menurunkan batas ambang. Usaha tersebut harus terus dilakukan hingga faktor fisika dan kimia dibawah NAB.

    Contoh peraturan yang berhubungan dengan Permit sangatlah spesifik karena menyangkut perijinan misalnya Undang Gedung, Penyaluran Petir, Instalasi Listrik, Bejana Tekan dan lainnya.

    Kesimpulan

    Begitu banyak perundang-undangan, peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Edaran Menteri, Keputusan Badan-Badan dibawah Meteri dll. Seperti halnya kita masuk ke Mall dengan begitu banyak barang yang akan kita beli sesuai dengan kebutuhan kita begitu juga banyak sekali peraturan-peraturan yang berlaku yang industry sendiri tidak mengetahuinya.

    Belajar dari indusri Penerbangan yang pernah saya lihat, semua peraturan menterinya bisa dipenuhinya karena setiap ada perturan baru, langsung industri penerbangannya mendapatkan pemberitahuan sehingga bisa mempersiapkan diri untuk pemenuhannya hingga batas waktu yang ditentukan.

    Keterbatasan informasi dari Kementrian untuk langsung memberitahu ke setiap industri atau perusahan yang terdaftar sehingga industri bisa langsung mengerti peraturan mana yang berlaku untuk dan yang harus dipenuhi janganlah dianggap sebagai kendala untuk menjadi alasan kita tidak mengeri sehingga tidak mau memenuhinya. Atau disisi lain kita sebenarnya sudah memenuhinya namun kita tidak mengerti peraturan mana yang sudah dipenuhi oleh tatanan dalam perusahaan.

    Jika perusahaan memiliki sertifikasi SMK3 atau ISO 45000, maka pemenuhan peraturan dan perundang-undangan wajib harus dipenuhi. Ini bukti bahwa perusahaan Anda taat pada Undang-Undang yang berlaku.

    Jika Anda memerlukan bantuan untuk bagaimana menerapakan aturan Regulatory Compliance di perusahaan Anda hubungi Konsultan Safety di Ph. 081219844844 atau WA: 08111346468


    Leave a Reply

    Your email address will not be published.